Ez a tájékoztató elmondja, milyen személyes adatot kezel a WorkDoc weboldala és alkalmazása, milyen célból, milyen jogalapon és meddig, kik férnek hozzá, és hogyan gyakorolhatod a jogaidat. Azt írjuk le, amit a rendszer ténylegesen csinál.
Az adatkezelő a WorkDoc fejlesztője és üzemeltetője, a Smart-AI.
A cégadatok a cégbejegyzés után kerülnek fel – addig kérdéseiddel írj a hello@smart-ai.hu címre.
Ez a tájékoztató neked szól, ha:
Ma a WorkDocot a Smart-AI saját munkatársai használják – az ő adataik kezelője a Smart-AI. Ha később egy ügyfelünk (szervezet) felhasználójaként dolgozol benne, a szervezet dokumentumaiban és munkafolyamataiban lévő adatok kezelője a szervezet, mi pedig az ő megbízásából, adatfeldolgozóként kezeljük azokat; ilyenkor a szervezet saját tájékoztatója is irányadó.
Tevékenységenként: milyen adatot kezelünk, mire használjuk, és mi a jogalapja.
Ahol a táblázat időtartamot ad meg, ott az adatot egy naponta lefutó automatikus takarítás törli, amikor az idő lejár – az auditnapló kivételével (lásd a sorát). A többi sor leírja, mi történik az adattal.
| Adat | Meddig | Részletek |
|---|---|---|
| Belépési napló (a belépések ideje) | 90 nap | a belépéstől számítva |
| IP-cím és böngészőazonosító az auditnaplóban | 12 hónap | a művelettől számítva; maga az auditbejegyzés megmarad |
| Elolvasott értesítés | 90 nap | az elolvasástól számítva |
| Olvasatlan értesítés | 12 hónap | a létrehozástól számítva |
| Hozzáférés-igénylés | 12 hónap | a beérkezéstől számítva |
| Lejárt, el nem fogadott meghívó | 30 nap | a meghívó lejáratától számítva |
| Beérkezett levél nyilvántartása (feladó, tárgy) | 90 nap | a beérkezéstől számítva; a levélből lett dokumentum a szervezet dokumentumaként marad |
| Fel nem dolgozott (hibás) beérkezett levél teljes tartalma | 30 nap | a beérkezéstől számítva kiürül; a sikeresen feldolgozott levél tartalma azonnal |
| Üzemeltetési események (például egy elutasított levél feladójának domainje) | 12 hónap | a keletkezéstől számítva |
| Sikertelen háttérfeladat adatai | 90 nap | a befejezéstől (ennek hiányában a létrehozástól) számítva |
| Név- vagy e-mail-módosítási kérelem | 12 hónap | a döntéstől számítva |
| AI-ügynök kulcsok (visszavonás vagy lejárat után) | 90 nap | a visszavonástól, lejárt és nem visszavont kulcsnál a lejárattól számítva; élő kulcsot nem törlünk |
| Törlési napló (csak azonosító és időpont) | 12 hónap | az anonimizálástól számítva; a mentés visszaállítása után ez alapján ismételjük meg a törlést |
| Hibabejelentés (leírás, csatolt technikai adatok, képernyőképek) | 12 hónap | a megoldástól vagy elvetéstől számítva; a nyitott bejelentés addig megmarad |
| Auditnapló (ki, mikor, mit csinált) | 3 év | a bejegyzéstől számítva; ennek automatikus érvényesítése még kiépítés alatt áll, addig a régebbi bejegyzések is megmaradnak |
| Fiók és profil | A fiók fennállásáig | A törlés anonimizálással történik: a nevet, az e-mail-címet, a telefonszámot, a jelszót és a profil adatait felülírjuk, a fiókot letiltjuk, a tagságokat töröljük. Törlődnek a belépési azonosítók (a Google- vagy GitHub-kapcsolat) és a munkamenetek, az AI-kulcsaid visszavonásra kerülnek, a kérelmeid (hozzáférés-igénylés, név- vagy e-mail-módosítás) és a neked szóló értesítések törlődnek. A megjegyzések és a munkafolyamat szövegei (jóváhagyások, review-k, a másoknak szóló értesítések) megmaradnak, de a bennük szereplő teljes neved és e-mail-címed álnévre cserélődik; a dokumentumok címei és fájljai nem módosulnak. |
| Dokumentumok, verziók, megjegyzések | Nincs automatikus törlés | A dokumentumtípus megőrzési ideje után „Lejárt” jelölést kapnak; a törlésről a szervezet dönt. |
| Kukába tett dokumentum | A szervezet beállítása szerint | Ha az automatikus takarítás be van kapcsolva, a beállított idő után véglegesen törlődik; különben a kézi végleges törlésig marad. |
| Biztonsági mentések | 90 nap (saját mentés) | Az adatbázis-szolgáltató naponta ment (a megőrzés a szolgáltató csomagja szerint). Emellett saját biztonsági mentés is készül – az adatbázis táblái, a felhasználók listája jelszó nélkül és a feltöltött dokumentumok másolata –, amelyet külön gépen őrzünk. A saját mentéseket 90 napig őrizzük; a régebbieket a következő mentés készítésekor automatikusan töröljük. Ha egy mentést vissza kell állítani, a közben kért törléseket újra végrehajtjuk. |
Az alkalmazásban tárolt adatokhoz a szervezeted jogosult tagjai férnek hozzá, a jogosultsági szabályok szerint (szerepkör, részleg, dokumentumszintű megosztás és bizalmi szint). A jogosultságot minden kérésnél a kiszolgáló ellenőrzi.
A szolgáltatás működtetéséhez az alábbi adatfeldolgozókat vesszük igénybe:
| Szolgáltató | Szerep és adat | Hely |
|---|---|---|
| Supabase | Adatbázis, belépés, fájltárolás, háttérfolyamatok és napi mentés – az alkalmazásban tárolt összes adat. | EU (Frankfurt, Németország) |
| Hostinger | Virtuális szerver: a weboldal kiszolgálása, a feltöltött fájlok víruskeresése és előnézetének elkészítése – a fájlok ehhez átmennek rajta, a fájlnevek a szerver naplójába kerülhetnek –, valamint a saját biztonsági mentés adatbázis-részének elkészítése (átmenetileg: a mentés a másolás után a szerverről törlődik). | A szolgáltatói szerződés szerint – pontosítás alatt; a helyet itt tesszük közzé. |
| Brevo | Tranzakciós levelek (meghívó, jelszó-visszaállítás, értesítők), a hozzáférés-igénylés továbbítása és a beérkeztető címekre küldött levelek fogadása. | EU-s szolgáltató; az adatok tárolási helye a szolgáltatói szerződés szerint – pontosítás alatt. |
| Sentry | Böngészős hibafigyelés, ha be van kapcsolva – csak technikai azonosítóval, név és e-mail-cím nélkül. | EU (Németország) |
| Csak ha Google-fiókkal lépsz be: a belépésről tud, és átadja a neved, e-mail-címed és profilképed. | A szolgáltató feltételei szerint | |
| GitHub | Csak ha GitHub-fiókkal lépsz be: a belépésről tud, és átadja a neved, e-mail-címed és profilképed. | A szolgáltató feltételei szerint |
Az adatbázis és a tárolt fájlok az Európai Unióban (Frankfurt) vannak. A fájlok víruskeresését és előnézetét végző, a weboldalt is kiszolgáló szerver helyét, valamint a levelezési szolgáltató adattárolási helyét most pontosítjuk, és itt tesszük közzé. Ezen túl harmadik országba (az EU-n és az EGT-n kívülre) nem továbbítunk adatot – az alábbi kivételekkel.
Kivétel, ha Google- vagy GitHub-fiókkal lépsz be: a belépésről a szolgáltató a saját adatkezelése szerint tud, és azt az EU-n kívül is kezelheti – megfelelőségi határozat vagy általános szerződési feltételek alapján.
Ha AI-ügynököt kötsz a WorkDochoz, a dokumentumok tartalma ahhoz az AI-szolgáltatóhoz jut, amelyet te választasz; erről az adott szolgáltató tájékoztatója szól. A WorkDoc maga nem küld adatot AI-szolgáltatónak.
A weboldal és az alkalmazás nem tölt be harmadik féltől származó betűtípust vagy szkriptet, és nem használ analitikát vagy hirdetéskövetést.
A WorkDoc nem használ követő vagy harmadik féltől származó sütit. A böngésződ helyi tárolójában csak a szolgáltatás működéséhez szükséges bejegyzések vannak, ezért ezekhez hozzájárulást nem kérünk. A localStorage a böngésző bezárása után is megmarad, a sessionStorage csak az adott fülön él.
| Bejegyzés | Tároló | Mire való |
|---|---|---|
sb-*-auth-token | localStorage | A belépett munkameneted – enélkül minden oldalon újra be kellene lépned. Kijelentkezéskor törlődik. |
workdoc-tema | localStorage | A választott téma (rendszer, világos vagy sötét). |
workdoc-nyelv | localStorage | A választott nyelv (magyar vagy angol). |
workdoc-szervezet | localStorage | Az utoljára választott szervezet, ha több szervezetnek is tagja vagy. |
workdoc-arculat | localStorage | A szervezet színeinek másolata, hogy betöltéskor ne villanjon fel a régi szín. |
workdoc-utolso-aktivitas | localStorage | Az utolsó aktivitásod ideje a tétlenségi kiléptetéshez (a nyitott fülek közösen használják). |
workdoc-tetlen-kilepes | localStorage | Jelzés a többi nyitott fülnek, hogy tétlenség miatt kiléptettünk. |
workdoc.iranyitopult.* | localStorage | Az irányítópultod elrendezése szervezetenként, a gyors betöltéshez (a * a szervezet és a felhasználó azonosítója). |
workdoc-tetlen-kileptetve | sessionStorage | A belépő képernyő „Tétlenség miatt kiléptettünk” üzenete. |
workdoc-oauth-szolgaltato | sessionStorage | Google- vagy GitHub-belépésnél a szolgáltató neve, hogy egy esetleges hibaüzenet megnevezhesse. Olvasás után törlődik. |
workdoc-piszkozat:* | sessionStorage | Tétlenségi kiléptetéskor vagy az oldal elhagyásakor a még nem mentett szerkesztői szöveg, illetve az oldal újratöltésekor a Szerepkörök és jogok lap nem mentett pipái, hogy folytathasd (a * a felhasználó és a dokumentum vagy a szervezet azonosítója). Csak az adott fülön él; a fül bezárásakor és kézi kijelentkezéskor törlődik. |
Ezeket a bejegyzéseket a böngésződ beállításaiban bármikor törölheted; utána újra be kell lépned, és a téma és a nyelv visszaáll.
A személyes adataiddal kapcsolatban az alábbi jogok illetnek meg:
Kérésedet a hello@smart-ai.hu címre küldd. Rövid időn belül válaszolunk.
Ha egy szervezet felhasználójaként kezeljük az adataidat, a szervezet adminisztrátora az alkalmazásban is exportálhatja és anonimizálhatja az adataidat; a művelet az auditnaplóba kerül. Az alkalmazásban csak az a személy anonimizálható, aki egyetlen szervezethez tartozik; ha több szervezetnek is tagja vagy, a törlést kérésedre az üzemeltető végzi el. Az export a rólad tárolt adatokat tartalmazza (profil, tagság, megjegyzések, értesítések, jóváhagyások, review-k, jogosultságok, AI-kulcsok hash nélkül, kérelmek, a beérkezett levelek fejadatai, belépési napló); a dokumentumok fájljait külön töltheted le. Ha valamit hiányolsz, kérjük, jelezd, és utánanézünk. Korlátozás és tiltakozás esetén a fiókodat felfüggeszthetjük: nem tudsz belépni, az adataid érintetlenek maradnak, és a felfüggesztést visszavonhatjuk.
Ha úgy érzed, megsértettük a jogaidat, panaszt tehetsz a felügyeleti hatóságnál: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH), 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11. www.naih.hu
Bírósághoz is fordulhatsz; a pert – választásod szerint – a lakóhelyed vagy a tartózkodási helyed szerinti törvényszék előtt is megindíthatod.
Röviden arról, hogyan védjük az adatokat:
A változás összefoglalója: Az 1.3 változat: új adatkezelési tevékenység a beépített hibabejelentés (adatkör, cél, jogalap), megőrzése a megoldástól vagy elvetéstől számított 12 hónap.
Ha a tájékoztató változik, az új változatot ezen az oldalon tesszük közzé, új verziószámmal, a hatálybalépés dátumával és a változás rövid összefoglalójával.